Как разгрузить голову и правильно юзать планировщик
25 сентября '18
Антон Кириллов
Креативный-директор
Если представить наш мозг как компьютер, то в нем определенно есть оперативная память. В ней хранится актуальное: задачи, которые нужно решить в ближайшее время или задачи, с наивысшим приоритетом. Оперативная память имеет ограничения, как в компьютере, так и в мозге. Только если в компьютере вы не можете использовать больше, чем установленный объем, то с мозгом ситуация немного другая. Оперативка мозга не измеряется мегабайтами, а вместимость сложно оценить в принципе.

Поэтому иногда «голова кипит» или вы гоняете одни и те же мысли по кругу, а решения нет.

Именно в такой ситуации у меня и появилась потребность как-то разгрузить мозг от навалившихся задач и разложить планы по полочкам. Пришла пора найти инструмент управления своими мыслями, приоритетами и выстроить это всё в систему.

Так я познакомился с Тудуистом.
Ну примерно так выглядели мои мысли до появления Todoist
Что было до Todoist
До Тудуиста я пользовался тремя «напоминалками» и планировщиками.

Первая — Siri с её «Сири, напомни мне позвонить маме через час». Это очень удобно, когда руки заняты или нет времени открывать приложение. Одна кнопка и напоминание готово.

Второе — календарь Apple. Тут я расписываю план дня, встречи и запланированные звонки. Получается наглядно.

Третий — Google keep. Это как раз то, что должно было наводить порядок в моей голове, но вместо этого хоронило меня под кучей навалившихся задач. Начиналось всё хорошо, но спустя какой-то месяц мой план напоминаний выглядел уже примерно так:


Как видно на скриншоте, работая с Google Keep я еще пытался с помощью разделения тем стикеров и функции Pinned как-то распределить задачи у себя в голове. Но мне это не помогло :(
Тогда появилась задача систематизировать процесс добавления и закрытия напоминаний. По ходу просмотра ремайндеров я понял, что мне близок функционал чекбоксов, а еще я сформировал для себя правило: с вечера готовить список дел на следующий день.

Задачи должны быть в формате waterfall, но с возможностью разбить их на сегодня/завтра/потом. Деление по проектам, самостоятельное десктопное приложение, скроссплатформенность, и конечно бесплатный тариф будут плюсами.

Я собрал несколько программ, которые удовлетворяли этому запросу. Из них отобрал программы, которые нравятся мне визуально. Потом начал их тестировать. По удобству всех обошел Todoist.
Есть два типа программ: которые делают то, что тебе нужно, и которые делают то, что тебе нужно так, что ты этого не замечаешь. Todoist для меня во второй категории. Он стал продолжением оперативной памяти моего мозга.
Полезные фишки Тудуиста
Добавляем задачу

Все очень просто. Клик, вписываем, что нужно, enter. Задача автоматически ставится на сегодня. Тут покритикую кнопку add task. По мне готовое поле с вводом выглядит более «готовым» принять новую задачу. По логике, если есть кнопка, ее нужно нажать. Если есть инпут, в него нужно начать писать. А учитывая, что для добавления задачи мне нужно сделать два клика: 1: активировать окно, 2: добавить задачу, это немного раздражает. Я бы потестировал автоматическое позиционирование курсора в инпуте при активации окна.
Быстрое перебрасывание задачи

Мой любимый функционал. Я видел уже ряд интерфейсов, где так же реализован перенос задачи на потом. Не хватает только кнопки «переставить все профаченые задачи на сегодня».
Автораспределение

Об этой фишке узнал не сразу. Это автоматическое распределение скопившихся задач на будущее. При распределении пары десятков задач на следующую неделю, Тудуист закинул на какие-то дни по 5 задач, а на какие-то по 4. Может быть, ориентируется на ежедневные цели, которые выставляются в настройках. А может быть на основе анализа того, сколько задач я в среднем закрываю в день.
Проекты

Очень круто собирать идеи для постов. У меня есть несколько проектов как раз под такие списки: идеи для постов, идеи для инстаграм, а еще две для себя: какое кино посмотреть и «коробка желаний на 2019».
Режим Google Keep, как я его называю
Вкладка inbox, в которую полезно иногда поглядывать. Это свалка всех задач, которые у тебя есть с непонятной сортировкой. Зачем сюда заглядывать? Иногда тут есть бесполезные ископаемые, которые почему-то забылись и остались лежать до востребования. Я люблю чистоту в таких вещах и при написании этого поста как раз нашел 3 такие задачи.
Next 7 days

Одна из любимых моих функций. Эта вкладка — сторонний взгляд на то, как ты организовал своё время. Загруз на неделю можно сравнить с планами семьи, событиями и вообще оценить, вытягиваешь ли ты.
Как бонус — Карма

Элемент геймификации в приложении, он не влияет на продуктивность или комфорт. За каждое действие в приложении вы получаете определенное количество очков кармы, а по прохождении несложной отметки, кажется, в 5000 очков, вы получаете премиум доступ на 2 месяца. О фишках премиума можно почитать тут.
Привычка добавлять задачи
Самое главное правило — Todoist всегда должен быть под рукой. Задачи приходят всегда внезапно: поговорил по телефону и принял какое-то решение, на пробежке в голову пришла идея, посоветовали кино. Важно научиться рефлекторно записывать заметку в программу.
Какие заметки делать?

Я записываю всё, что можно поставить на день, и не записываю ничего, что нужно поставить на определенное время. А точнее если есть привязка ко времени, то я пользуюсь старушкой Siri, уж очень это удобно. Если нужно, добавляю в Тудуист копию, буквально «галочки».
В итоге в Тудуист у меня сваливаются:
Запланированные исходящие звонки;
проверки каких-либо событий;
запланированные задачи формата «сделать что-то руками»;
запланированные обсуждения (собрать команду и обсудить топик);
решения, принятые по итогу разговора по телефону или лично.
Схема всегда очень проста: если у вас изменились планы на будущее,
запишите их в Тудуист.
Как не копить задачи
Имея такую привычку, как рефлекторная запись задач, поверьте, список «тудушек» у вас заполнится адским валом. И как только он переваливает критическую массу, вы перестаете выполнять задачи. Это как вычерпывать воду из дырявой лодки.
Совет первый: распределяйте приоритеты. В Тудуисте 4 приоритета, я пользуюсь всеми четырьмя. Красный код выполняется всегда в первую очередь, еще до разбора утренней почты. Оранжевый — важные дела на день. Желтый и белый — всё остальное.

Распределив приоритеты из 30 задач, вы точно выделите себе 2-3 самые срочные, и сделаете их.
Совет второй: распределяйте свой следующий день с вечера. Откройте вкладку tomorrow и прикиньте свой день. Учтите, что вы тоже кушаете, встаете попить кофейку, и поболтать с ребятами. Такое планирование разгрузит мозг перед сном, и вы будете точно знать, что ничего не забыли.
Совет третий: в Тудуисте нет этой функции, поэтому я ее реализовал для тебя текстом. Оценивайте свои задачи. У вас на завтра может стоять 7 задач, но если одна из них займет 4 добрых часа, еще 2-3 по часу, и остальные на всякие звонки, то при распределении времени:
во-первых, вы поймете, как распределить приоритеты и планы на день,
во-вторых, что вы завтра не вытягиваете все 7 задач,
в-третьих, со временем привыкнете оценивать свои силы.
Совет четвертый: если вы 3 раза перенесли задачу — скорее всего, вы её уже не сделаете. Попросите кого-нибудь сделать ее за вас или просто откажитесь от нее.
Финалочка
Умение работать со своим временем — очень полезная фишка. Иметь для этого удобное приложение — ценная находка. От союза своей дисциплины и таланта разработчиков Todoist в награду можно получить чувство удовлетворения от «я всё успел» и качественный отдых.

Все описанные функции приложения бесплатны. Премиум предлагает ряд фишек, которые я рассматриваю как преспективу использования, но пока еще не уверен в их надобности.

Что ж, а это была моя последняя задача на сегодняшний день, и её можно считать успешно закрытой.
Есть мысли, которыми хотите поделиться?
Пишите нам в facebook и instagram.
Made on
Tilda